Arbeitnehmerüberlassung: Wie funktioniert die 18-Monats-Regel?

Bei der Arbeitnehmerüberlassung darf derselbe Leiharbeitnehmer grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate bei demselben Entleiher eingesetzt werden. Für Unternehmen ist dabei entscheidend: Die Frist hängt am konkreten Mitarbeiter und am konkreten Entleiher – nicht am Arbeitsplatz, nicht an einem einzelnen Projekt und auch nicht ausschließlich am aktuellen Personaldienstleister.

Wechselt ein Mitarbeiter lediglich zu einem anderen Verleiher und arbeitet anschließend weiter im selben Unternehmen, beginnt die 18-Monats-Frist deshalb nicht automatisch von vorne. Auch kurze Unterbrechungen können dazu führen, dass frühere Einsatzzeiten vollständig angerechnet werden.

Wer regelmäßig Zeitarbeit nutzt, sollte die Überlassungshöchstdauer daher nicht erst kurz vor Monat 18 prüfen. Sinnvoll ist eine Personalplanung, die bereits nach einigen Monaten entscheidet, ob ein Mitarbeiter langfristig übernommen, später ersetzt oder nur für einen zeitlich begrenzten Bedarf eingesetzt werden soll.

Was bedeutet die 18-Monats-Regel bei Arbeitnehmerüberlassung?

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sieht als Grundregel vor, dass derselbe Leiharbeitnehmer nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate demselben Entleiher überlassen werden darf.

Die Regel betrifft beide Seiten der Überlassung:

• den Verleiher, der den Mitarbeiter beschäftigt und überlässt,
• den Entleiher, in dessen Unternehmen der Mitarbeiter eingesetzt wird.

Wichtig ist die Formulierung „derselbe Leiharbeitnehmer“ und „derselbe Entleiher“.

Es handelt sich nicht um eine allgemeine Begrenzung, nach der ein Arbeitsplatz nur 18 Monate mit Zeitarbeit besetzt werden dürfte.

Kann eine Stelle länger als 18 Monate mit Zeitarbeit besetzt werden?

Grundsätzlich kann ein betrieblicher Personalbedarf länger bestehen. Die gesetzliche Überlassungshöchstdauer bezieht sich auf den Einsatz einer konkreten Person bei einem konkreten Entleiher.

Nach dem Ende des zulässigen Einsatzes kann beispielsweise ein anderer Leiharbeitnehmer die Tätigkeit übernehmen, sofern auch dessen Einsatz die gesetzlichen und gegebenenfalls tariflichen Vorgaben erfüllt.

Ob eine solche Rotation organisatorisch sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt. Bei einem dauerhaft bestehenden Arbeitsplatz sollte geprüft werden, ob eine direkte Einstellung langfristig die bessere Lösung ist.

Wie werden die 18 Monate Arbeitnehmerüberlassung berechnet?

Die Frist beginnt mit dem ersten Tag der Überlassung. Es handelt sich um eine nach Monaten berechnete Frist und nicht um eine bestimmte Anzahl tatsächlich geleisteter Arbeitstage.

Das ist insbesondere bei Teilzeit oder unterschiedlichen Schichtmodellen wichtig.

Zählt Teilzeit langsamer?

Nein.

Wird ein Mitarbeiter beispielsweise für sechs Kalendermonate an ein Unternehmen überlassen, beträgt sein Einsatzzeitraum grundsätzlich sechs Monate – unabhängig davon, ob er fünf Tage oder nur drei Tage pro Woche arbeitet.

Die Arbeitszeit wird für die Berechnung der Überlassungshöchstdauer nicht anteilig auf Monate umgerechnet.

Zählen Urlaub oder Krankheit mit?

Entscheidend ist grundsätzlich der Überlassungszeitraum. Einzelne Tage ohne tatsächliche Arbeitsleistung führen deshalb nicht automatisch dazu, dass die Frist entsprechend verlängert wird.

Für die Personalplanung sollte ein Unternehmen daher nicht nur produktive Anwesenheitstage zählen, sondern die vertraglichen Einsatzzeiträume sauber dokumentieren.

Wie sieht die 18-Monats-Berechnung in der Praxis aus?

Ein Mitarbeiter beginnt seinen Einsatz beim Entleiher am 3. April 2026.

Bei Anwendung der gesetzlichen Überlassungshöchstdauer von 18 aufeinanderfolgenden Monaten kann der Einsatz grundsätzlich bis zum Ablauf des 2. Oktober 2027 reichen.

Für HR oder Einkauf ist es jedoch zu spät, die weitere Personalplanung erst Anfang Oktober 2027 zu besprechen.

Sinnvoller ist eine frühere Steuerung.

Diese internen Zeitpunkte sind keine zusätzlichen gesetzlichen Fristen. Sie helfen Unternehmen lediglich dabei, Entscheidungen nicht bis zum letzten möglichen Einsatzmonat aufzuschieben.

Wann beginnt die 18-Monats-Frist nach einer Unterbrechung neu?

Frühere Überlassungszeiten an denselben Entleiher müssen vollständig berücksichtigt werden, wenn zwischen den Einsätzen jeweils nicht mehr als drei Monate liegen.

Eine kurze Unterbrechung ist deshalb kein zuverlässiger Weg, um eine neue 18-Monats-Periode zu beginnen.

Beispiel: zwei Monate Pause

Ein Mitarbeiter arbeitet:

• 8 Monate beim Unternehmen,
• anschließend 2 Monate bei einem anderen Kunden,
• danach wieder beim ursprünglichen Entleiher.

Da die Unterbrechung nicht länger als drei Monate dauert, wird die frühere Einsatzzeit grundsätzlich angerechnet.

Der Mitarbeiter startet beim zweiten Einsatz also nicht wieder bei Monat 1.

Was passiert bei mehr als drei Monaten Unterbrechung?

Liegt zwischen zwei Überlassungen an denselben Entleiher eine Unterbrechung von mehr als drei Monaten, wird die frühere Einsatzzeit im gesetzlichen Grundmodell nicht auf die neue 18-Monats-Frist angerechnet.

Bevor daraus eine Personalstrategie abgeleitet wird, sollte allerdings geprüft werden, ob im konkreten Unternehmen tarifliche oder betriebliche Sonderregelungen gelten.

Setzt ein Wechsel des Personaldienstleisters die 18 Monate zurück?

Nein. Ein Wechsel des Verleihers setzt die Überlassungsdauer nicht automatisch zurück.

Das AÜG berücksichtigt ausdrücklich auch frühere Überlassungen durch einen anderen Verleiher.

Beispiel:

Solange die Voraussetzungen für die Anrechnung erfüllt sind, bleibt für die Berechnung entscheidend, dass dieselbe Person bei demselben Entleiher eingesetzt wird.

Warum ist das für Unternehmen mit mehreren Agenturen besonders wichtig?

Weil jeder einzelne Personaldienstleister möglicherweise nur seine eigenen Einsatzzeiten kennt.

Der Entleiher sollte deshalb selbst nachvollziehen können:

• ob ein Mitarbeiter schon früher im Unternehmen eingesetzt war,
• über welchen Verleiher der frühere Einsatz erfolgte,
• wie lange dieser Einsatz dauerte,
• wie lang die Unterbrechung zwischen den Einsätzen war.

Ein zentraler Einsatzzeiten-Nachweis ist deshalb insbesondere bei größeren Unternehmen wesentlich sicherer als mehrere voneinander getrennte Listen einzelner Lieferanten.

Beginnen die 18 Monate bei einem anderen Standort neu?

Nicht automatisch. Für die gesetzliche Überlassungshöchstdauer kommt es grundsätzlich auf den Entleiher als Arbeitgeber an und nicht nur auf einen einzelnen Betrieb oder Standort.

Wechselt ein Leiharbeitnehmer beispielsweise vom Standort Hamburg zum Standort Hannover, beide Standorte gehören aber zum selben Arbeitgeber, kann die bisherige Einsatzzeit weiter relevant sein.

Was ist bei Unternehmensgruppen anders?

Bei einer Unternehmensgruppe können mehrere Gesellschaften unter derselben Marke auftreten, rechtlich aber unterschiedliche Arbeitgeber sein.

Deshalb sollte nicht nur geprüft werden:

„Arbeitet die Person noch im selben Konzern?“

sondern:

„Welche konkrete Gesellschaft ist Entleiher?“

Das ist vor allem bei Konzernen mit mehreren GmbHs, Produktionsgesellschaften oder Logistikgesellschaften wichtig.

Beginnt die Frist bei einem anderen Arbeitsplatz neu?

Ein interner Wechsel der Tätigkeit setzt die Überlassungshöchstdauer grundsätzlich nicht einfach auf null.

Wenn dieselbe Person weiterhin demselben Entleiher überlassen wird, ist es für die 18-Monats-Regel nicht entscheidend, dass sich einzelne Aufgaben ändern.

Das gilt beispielsweise bei einem Wechsel:

• von Wareneingang zu Kommissionierung,
• von einer Produktionslinie zu einer anderen,
• von einem Logistikbereich in einen anderen,
• zwischen verschiedenen Schichten.

Die Personalplanung sollte deshalb nicht versuchen, den Ablauf der Frist allein durch eine neue Stellenbezeichnung oder organisatorische Versetzung zu lösen.

Kann Arbeitnehmerüberlassung länger als 18 Monate dauern?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen kann von der gesetzlichen 18-Monats-Regel abgewichen werden.

Das AÜG erlaubt insbesondere tarifvertragliche Regelungen der Einsatzbranche, die eine andere Überlassungshöchstdauer festlegen.

Je nach Tarifbindung und betrieblicher Situation können entsprechende Regelungen auch über Betriebs- oder Dienstvereinbarungen umgesetzt werden.

Gelten für jedes Unternehmen automatisch 18 Monate?

18 Monate sind die gesetzliche Grundregel.

Vor der langfristigen Einsatzplanung sollte ein Unternehmen dennoch prüfen:

• welcher Branche der Entleiher angehört,
• ob ein einschlägiger Tarifvertrag existiert,
• ob das Unternehmen tarifgebunden ist,
• ob eine Betriebsvereinbarung besteht,
• welche konkrete Überlassungshöchstdauer daraus folgt.

Eine tarifliche Ausnahme sollte niemals nur deshalb angenommen werden, weil andere Unternehmen in derselben Branche Mitarbeiter länger einsetzen.

Was gilt bei nicht tarifgebundenen Unternehmen?

Auch für nicht tarifgebundene Entleiher können unter den gesetzlichen Voraussetzungen Möglichkeiten bestehen, tarifliche Regelungen der Einsatzbranche durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung zu übernehmen.

Welche Höchstdauer dann tatsächlich zulässig ist, muss anhand der konkreten tariflichen Grundlage geprüft werden.

Was haben 9, 15 und 18 Monate bei Zeitarbeit miteinander zu tun?

Die Zeitpunkte 9, 15 und 18 Monate betreffen unterschiedliche Regeln und dürfen nicht miteinander verwechselt werden.

Bedeutet Equal Pay, dass der Einsatz nach neun Monaten endet?

Nein.

Equal Pay betrifft die Arbeits- beziehungsweise insbesondere die Entgeltbedingungen. Die Überlassungshöchstdauer beantwortet dagegen die Frage, wie lange derselbe Leiharbeitnehmer bei demselben Entleiher eingesetzt werden darf.

Ein Mitarbeiter kann deshalb grundsätzlich auch nach Monat 9 weiter im Unternehmen eingesetzt werden, sofern die arbeitsrechtlichen und tariflichen Voraussetzungen erfüllt werden und die zulässige Überlassungshöchstdauer nicht überschritten wird.

Warum sollte der Entleiher die Equal-Pay-Regel trotzdem kennen?

Weil sich bei einem längerfristigen Einsatz die Kosten verändern können.

Wer für 12, 15 oder 18 Monate Personalkapazität plant, sollte nicht mit einem Preis kalkulieren, der nur für die ersten Einsatzmonate gilt.

Vor einem längerfristigen Einsatz sollten deshalb Personaldienstleister und Entleiher frühzeitig klären, welche tariflichen Regelungen angewendet werden und welche Informationen über vergleichbare Beschäftigte benötigt werden.

Was gilt, wenn ein Leiharbeitnehmer mindestens sechs Monate im Unternehmen ist?

Ein längerer Einsatz kann auch für eine mögliche direkte Übernahme relevant werden.

Leiharbeitnehmer müssen über freie Arbeitsplätze beim Entleiher informiert werden.

Ist ein Mitarbeiter seit mindestens sechs Monaten beim Unternehmen eingesetzt und teilt er in Textform mit, dass er einen Arbeitsvertrag mit dem Entleiher abschließen möchte, muss der Entleiher grundsätzlich innerhalb eines Monats begründet in Textform antworten.

Das bedeutet nicht, dass automatisch ein Anspruch auf Einstellung entsteht.

Für HR ist es jedoch sinnvoll, bei längeren Einsätzen frühzeitig zu klären:

• Ist die Stelle dauerhaft notwendig?
• Passt der Mitarbeiter langfristig zum Unternehmen?
• Soll die Person übernommen werden?
• Oder wird die Stelle bewusst weiterhin flexibel besetzt?

Was sollte ein Unternehmen vor Ablauf der 18 Monate entscheiden?

Die Entscheidung sollte nicht erst im letzten Einsatzmonat fallen.

Spätestens einige Monate vorher sollte jeder länger eingesetzte Leiharbeitnehmer einer von drei Personalstrategien zugeordnet werden.

1. Direkte Übernahme

Der Personalbedarf ist dauerhaft und der Mitarbeiter hat sich bewährt.

Eine direkte Einstellung kann dann sinnvoller sein als ein regelmäßiger Austausch eingearbeiteter Kräfte.

2. Geplantes Ende des Einsatzes

Der zusätzliche Personalbedarf endet beispielsweise nach:

• einem Projekt,
• einer Auftragsspitze,
• einem saisonalen Mehrbedarf,
• einer Vertretungsphase.

Dann kann der Einsatz planmäßig auslaufen.

3. Weiter bestehender flexibler Personalbedarf

Die Position wird weiterhin benötigt, soll aber nicht dauerhaft intern besetzt werden.

Dann muss rechtzeitig eine Folgeplanung mit einer anderen geeigneten Person erfolgen.

Die eigentliche Stärke von Arbeitnehmerüberlassung und Mitarbeiter-Leasing liegt dabei in der flexiblen Anpassung der Personalstärke. Diese Flexibilität funktioniert jedoch am besten, wenn Einsatzdauer und Folgeplanung von Anfang an mitgesteuert werden.

Kann ein Leiharbeitnehmer nach dem Einsatz direkt eingestellt werden?

Ja. Ein Leiharbeitnehmer kann grundsätzlich direkt vom Entleiher übernommen werden.

Vereinbarungen dürfen den Entleiher nicht dauerhaft daran hindern, einen Mitarbeiter einzustellen, nachdem dessen Arbeitsverhältnis mit dem Verleiher beendet ist.

Zwischen Verleiher und Entleiher kann allerdings unter gesetzlichen Voraussetzungen eine angemessene Vermittlungsvergütung vereinbart sein.

Wann ist eine Übernahme wirtschaftlich sinnvoll?

Eine direkte Einstellung ist besonders naheliegend, wenn:

• die Stelle dauerhaft besteht,
• der Mitarbeiter bereits vollständig eingearbeitet ist,
• Qualität und Zuverlässigkeit bekannt sind,
• das Unternehmen langfristig eigene Personalkapazität aufbauen möchte.

Wenn der Bedarf dauerhaft ist, das Unternehmen aber selbst nicht genügend passende Bewerber erreicht, kann neben Arbeitnehmerüberlassung auch eine direkte Personalvermittlung sinnvoll sein.

Was passiert, wenn die Überlassungshöchstdauer überschritten wird?

Eine Überschreitung der zulässigen Überlassungshöchstdauer kann erhebliche arbeitsrechtliche und ordnungsrechtliche Folgen haben.

Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Arbeitsvertrag zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer unwirksam werden und kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher entstehen.

Der Leiharbeitnehmer besitzt in dieser Situation eine gesetzlich geregelte Möglichkeit, innerhalb der vorgesehenen Frist zu erklären, dass er am Arbeitsvertrag mit dem Verleiher festhalten möchte.

Kann ein Bußgeld entstehen?

Ja.

Das AÜG behandelt Verstöße gegen die Überlassungshöchstdauer als Ordnungswidrigkeit und sieht für entsprechende Verstöße Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor.

Für Unternehmen sollte die Einhaltung der Einsatzdauer daher ein regulärer Bestandteil der Personaladministration sein und keine Einzelprüfung kurz vor Ablauf der Frist.

Wie kontrolliert man die 18 Monate bei mehreren Personaldienstleistern?

Unternehmen mit mehreren Personaldienstleistern brauchen eine eigene zentrale Sicht auf die eingesetzten Personen.

Eine Lieferantenliste allein reicht nicht aus.

Für jeden Leiharbeitnehmer sollten mindestens folgende Informationen verfügbar sein:

Wer sollte die Daten im Unternehmen besitzen?

Das hängt von der Organisationsstruktur ab.

Beteiligt sind häufig:

• HR,
• Einkauf,
• Standortleitung,
• operative Führungskräfte,
• Personaldienstleister.

Problematisch wird es, wenn jede Abteilung nur einen Teil der Einsatzhistorie kennt.

Ein Standort sieht beispielsweise den aktuellen Einsatz, während der Einkauf weiß, dass dieselbe Person vor einigen Monaten bereits über einen anderen Lieferanten im Unternehmen war.

Deshalb sollte es eine eindeutig verantwortliche Stelle für die konsolidierte Einsatzhistorie geben.

Welche Informationen sollte der Entleiher vor Einsatzbeginn vom Personaldienstleister erhalten?

Vor der Arbeitnehmerüberlassung sollten nicht nur Stundensatz und Startdatum geklärt werden.

Für einen rechtssicheren und planbaren Einsatz sind unter anderem relevant:

• gültige Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis des Verleihers,
• eindeutige Kennzeichnung der Vereinbarung als Arbeitnehmerüberlassung,
• Konkretisierung des eingesetzten Mitarbeiters,
• Qualifikation für die vorgesehene Tätigkeit,
• eventuelle frühere Einsätze beim selben Entleiher,
• anwendbare tarifliche Regelungen,
• geplante Einsatzdauer.

Die Überlassung sollte außerdem tatsächlich so durchgeführt werden, wie sie vertraglich gestaltet ist. Arbeitnehmerüberlassung liegt typischerweise vor, wenn der Mitarbeiter in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert ist und dessen Weisungen unterliegt.

Wie lässt sich Arbeitnehmerüberlassung über 18 Monate sinnvoll planen?

Die beste Strategie besteht nicht darin, den 18. Monat möglichst exakt auszureizen. Sinnvoller ist es, den Personalbedarf bereits während des Einsatzes neu zu bewerten.

Dafür kann ein Unternehmen drei Fragen regelmäßig wiederholen.

Ist der Personalbedarf noch vorübergehend?

Arbeitnehmerüberlassung passt besonders gut zu:

• Auftragsspitzen,
• Vertretungen,
• Produktionshochlaufen,
• Projektphasen,
• saisonalen Schwankungen.

Wenn aus dem ursprünglich temporären Bedarf inzwischen eine dauerhaft notwendige Stelle geworden ist, sollte auch das Beschäftigungsmodell neu bewertet werden.

Ist die Person langfristig interessant?

Nach vielen Monaten Einsatz kennt das Unternehmen deutlich mehr über einen Mitarbeiter als nach einem klassischen Bewerbungsgespräch.

Bekannt sind beispielsweise:

• Arbeitsqualität,
• Zuverlässigkeit,
• Produktivität,
• Zusammenarbeit im Team,
• Umgang mit betrieblichen Abläufen.

Dadurch kann Arbeitnehmerüberlassung gleichzeitig eine längere praktische Kennenlernphase ermöglichen.

Wie schnell kann eine Folgeperson eingearbeitet werden?

Wenn eine Position flexibel besetzt bleiben soll, darf die Ersatzplanung nicht erst am letzten Einsatztag beginnen.

Je anspruchsvoller der Arbeitsplatz ist, desto mehr Zeit kann erforderlich sein für:

• Recruiting,
• Qualifikationsprüfung,
• Unterweisung,
• Einarbeitung,
• Schichtplanung.

Bei komplexeren Personalstrukturen kann eine frühzeitige HR-Beratung und Personalbedarfsplanung helfen, dauerhaften Grundbedarf, saisonale Spitzen und flexible Reserve voneinander zu trennen.

Arbeitnehmerüberlassung: Was sollten Entleiher zu den 18 Monaten wissen?

Die 18-Monats-Regel ist keine einfache Frist, die nur der Personaldienstleister überwachen sollte. Auch der Entleiher muss wissen, wie lange eine konkrete Person bereits im Unternehmen eingesetzt wird und welche früheren Einsätze zu berücksichtigen sind.

Für die Praxis sind vor allem folgende Punkte entscheidend:

• 18 Monate sind die gesetzliche Grundregel für denselben Leiharbeitnehmer beim selben Entleiher.
• Frühere Einsätze können auch dann zählen, wenn ein anderer Verleiher beteiligt war.
• Unterbrechungen von höchstens drei Monaten führen grundsätzlich nicht zu einem Neustart.
• Ein Wechsel von Standort oder Tätigkeit setzt die Frist nicht automatisch zurück.
• Tarifverträge der Einsatzbranche können unter bestimmten Voraussetzungen abweichende Höchstdauern ermöglichen.
• Equal Pay und Überlassungshöchstdauer sind unterschiedliche Regelungsbereiche.
• Eine mögliche Übernahme sollte deutlich vor dem letzten Einsatzmonat bewertet werden.

Unternehmen, die Arbeitnehmerüberlassung regelmäßig einsetzen, sollten deshalb nicht nur Mitarbeiter zählen, sondern auch Einsatzzeiten steuern. So bleibt Zeitarbeit ein flexibles Personalinstrument, ohne dass aus einem langfristigen Einsatz kurzfristig ein Compliance-Problem wird.