Lkw-Fahrer einstellen oder Arbeitnehmerüberlassung? Was sich wann lohnt

Eine offene Fahrerposition kann für eine Spedition schnell zum Kapazitätsproblem werden. Doch nicht jeder Personalbedarf muss auf dieselbe Weise gelöst werden. Für dauerhaft benötigte Stellen kann die direkte Einstellung eines Lkw-Fahrers die richtige Wahl sein. Muss ein Unternehmen dagegen kurzfristig zusätzliche Fahrzeuge besetzen, Ausfälle überbrücken oder einen neuen Auftrag starten, kann Arbeitnehmerüberlassung mehr Flexibilität bieten.

Entscheidend ist deshalb nicht allein der Preis eines Fahrers. Unternehmen sollten auch berücksichtigen, wie schnell die Person verfügbar sein muss, wie lange der Bedarf besteht und was passiert, wenn der Lkw während der Personalsuche nicht eingesetzt werden kann.

Lkw-Fahrer einstellen oder Arbeitnehmerüberlassung nutzen?

Die direkte Einstellung eignet sich vor allem für langfristig planbaren Personalbedarf. Arbeitnehmerüberlassung eignet sich besonders für kurzfristige, schwankende oder schwer planbare Fahrerbedarfe.

Eine Spedition sollte deshalb vor Beginn der Personalsuche zunächst vier Fragen beantworten:

1. Ab wann wird der Fahrer benötigt?
2. Wie lange wird die zusätzliche Besetzung voraussichtlich gebraucht?
3. Was kostet es, wenn das Fahrzeug bis zur Besetzung nicht fahren kann?
4. Wie wahrscheinlich ist es, dass sich der Personalbedarf in den nächsten Monaten wieder verändert?

Erst danach ist ein sinnvoller Vergleich der Modelle möglich.

Was ist der Unterschied zwischen Einstellung und Arbeitnehmerüberlassung?

Bei einer direkten Einstellung wird der Fahrer Arbeitnehmer der Spedition oder des Transportunternehmens. Recruiting, Arbeitsvertrag, Entgeltabrechnung, Personalverwaltung und langfristige Personalplanung liegen beim Unternehmen selbst.

Bei der Arbeitnehmerüberlassung ist der Fahrer bei einem Personaldienstleister angestellt und wird für einen vereinbarten Zeitraum im Kundenunternehmen eingesetzt.

Der Fahrer arbeitet damit operativ beim Entleiher, bleibt arbeitsvertraglich jedoch beim Verleiher beschäftigt.

Für eine Spedition bedeutet das vor allem einen Unterschied bei:

• Recruitingaufwand,
• Geschwindigkeit der Besetzung,
• Personaladministration,
• Flexibilität bei schwankendem Bedarf,
• Risiko einer längeren Vakanz,
• Planbarkeit der Personalkapazität.

Die konkrete Funktionsweise und die organisatorischen Möglichkeiten beschreibt das Mitarbeiter-Leasing ausführlicher.

Wann lohnt sich die direkte Einstellung eines Lkw-Fahrers?

Eine direkte Einstellung ist besonders sinnvoll, wenn die Fahrerposition dauerhaft benötigt wird und genügend Zeit für Recruiting und Einarbeitung vorhanden ist.

Typisch ist beispielsweise eine Spedition mit stabilen Linienverkehren und langfristigen Kundenverträgen. Steht fest, dass ein bestimmter Arbeitsplatz auch in zwei oder drei Jahren noch benötigt wird, spricht viel für den Aufbau einer festen eigenen Mannschaft.

Vorteile einer eigenen Fahrerbelegschaft

Langfristig beschäftigte Fahrer kennen mit der Zeit:

• betriebliche Abläufe,
• Disponenten und Ansprechpartner,
• regelmäßige Kunden,
• Lade- und Entladestellen,
• den eigenen Fuhrpark,
• interne Sicherheits- und Qualitätsstandards.

Diese Erfahrung kann besonders bei festen Relationen und anspruchsvollen Kundenverkehren wertvoll sein.

Wann wird die eigene Rekrutierung schwierig?

Problematisch wird das Modell, wenn die benötigte Personalmenge deutlich schneller wächst als der Recruitingprozess.

Das kann beispielsweise passieren, wenn:

• mehrere Fahrer gleichzeitig kündigen,
• zehn neue Fahrzeuge kurzfristig eingesetzt werden sollen,
• ein Großkunde einen zusätzlichen Auftrag vergibt,
• an einem Standort kaum geeignete Fahrer verfügbar sind,
• eine neue Niederlassung aufgebaut wird.

Die Frage ist dann nicht mehr nur, ob das Unternehmen Fahrer selbst einstellen möchte, sondern ob es sie rechtzeitig einstellen kann.

Wann ist Arbeitnehmerüberlassung bei Lkw-Fahrern sinnvoll?

Arbeitnehmerüberlassung kann sinnvoll sein, wenn Fahrer schneller oder für einen begrenzten Zeitraum benötigt werden und das Unternehmen seine Stammbelegschaft nicht dauerhaft vergrößern möchte.

In Transport und Logistik betrifft das häufig folgende Situationen:

• saisonale Auftragsspitzen,
• Urlaubszeiten,
• längere Krankheitsausfälle,
• ungeplante Kündigungen,
• Start eines neuen Kundenauftrags,
• temporär zusätzliche Fahrzeuge,
• Standorte mit besonders schwierigem Fahrermarkt,
• kurzfristig benötigte Zusatzkapazität.

Der entscheidende Vorteil liegt weniger darin, einen Fahrer „zu mieten“, sondern in der Möglichkeit, Personalbedarf flexibler an die tatsächliche Transportkapazität anzupassen.

Was ist günstiger: eigener Lkw-Fahrer oder Zeitarbeit?

Ein Vergleich allein anhand des Stundenlohns oder der monatlichen Personalkosten ist nicht ausreichend.

Bei einer direkten Einstellung entstehen neben dem Arbeitsentgelt weitere interne Kosten.

Dazu können gehören:

• Stellenanzeigen und Recruitingplattformen,
• Arbeitszeit der Personalabteilung,
• Interviews und Auswahlgespräche,
• Prüfung der Fahrerunterlagen,
• Einstellung und Personaladministration,
• Einarbeitung,
• Arbeitskleidung und Ausstattung,
• erneutes Recruiting bei einer frühen Kündigung.

Bei Arbeitnehmerüberlassung wird dagegen eine vereinbarte Dienstleistung bezahlt, in der verschiedene Arbeitgeber-, Recruiting- und Verwaltungskosten bereits enthalten sein können.

Für einen realistischen Vergleich empfiehlt sich deshalb:

Gesamtkosten der Besetzung = direkte Personalkosten + Recruiting- und Verwaltungskosten + Kosten der unbesetzten Zeit

Warum ist der billigere Fahrer nicht automatisch die günstigere Lösung?

Ein Beispiel zeigt den Unterschied.

Variante A:

• eigene Einstellung ist langfristig günstiger,
• die Stelle kann voraussichtlich erst in sechs Wochen besetzt werden.

Variante B:

• externe Besetzung verursacht höhere laufende Personalkosten,
• der Fahrer kann deutlich früher eingesetzt werden.

Wenn in Variante A während der Wartezeit ein rentabler Lkw nicht eingesetzt werden kann, muss dieser Ausfall in die Entscheidung einbezogen werden.

Der richtige Vergleich lautet deshalb nicht nur:

„Welcher Fahrer kostet weniger?“

sondern:

„Welche Lösung kostet uns über den gesamten benötigten Zeitraum weniger?“

Warum muss die Dauer der unbesetzten Stelle mitgerechnet werden?

Ein Fahrzeug kann technisch einsatzbereit sein und trotzdem keine produktive Transportkapazität darstellen, wenn kein geeigneter Fahrer vorhanden ist.

Während der Vakanz können weiterhin Kosten für das Fahrzeug entstehen, während gleichzeitig der geplante Deckungsbeitrag fehlt.

Das verändert die wirtschaftliche Bewertung des Recruitings.

Einfaches Entscheidungsmodell

Eine Spedition kann beispielsweise folgende Werte gegenüberstellen:

• erwarteter Deckungsbeitrag des Fahrzeugs pro Einsatztag,
• voraussichtliche Dauer der eigenen Rekrutierung,
• Kosten einer externen Besetzung,
• Kosten eines eventuell erforderlichen Subunternehmers,
• Risiko für den Kundenauftrag.

Angenommen, ein Fahrzeug erwirtschaftet im regulären Einsatz 320 Euro Deckungsbeitrag pro produktivem Tag.

Durch eine schnellere externe Besetzung könnten 15 zusätzliche Einsatztage gesichert werden.

Dann stehen zunächst:

15 × 320 € = 4.800 € potenziell gesicherter Deckungsbeitrag

den Mehrkosten der alternativen Personalbesetzung gegenüber.

Die verwendeten Werte sind lediglich ein Rechenbeispiel. Für die Entscheidung sollten Unternehmen ihre eigenen Fahrzeug- und Personalkennzahlen verwenden.

Was ist bei saisonalem Fahrerbedarf sinnvoll?

Je kürzer und stärker der Personalbedarf schwankt, desto wichtiger wird Flexibilität.

Ein Unternehmen benötigt beispielsweise von Oktober bis Dezember zwölf zusätzliche Fahrer, weil das Transportvolumen eines Kunden deutlich steigt.

Eine dauerhafte Einstellung aller zwölf Personen kann nach Ende der Auftragsspitze zu einem Personalüberhang führen.

Gleichzeitig kann eine zu langsame Rekrutierung dazu führen, dass die zusätzlichen Fahrzeuge während eines Teils der Hochsaison nicht genutzt werden.

Für solche Situationen kann Arbeitnehmerüberlassung helfen, die verfügbare Fahrerzahl stärker an den tatsächlichen Auftragsbedarf anzupassen.

Wann ist eine saisonale Spitze in Wahrheit kein Saisonproblem mehr?

Wenn ein höherer Personalbedarf regelmäßig fast das gesamte Jahr besteht, sollte das Unternehmen prüfen, ob es sich nicht bereits um einen dauerhaften Kapazitätsanstieg handelt.

Dann kann die schrittweise Vergrößerung der eigenen Stammbelegschaft wirtschaftlich sinnvoller sein.

Wie lässt sich ein kurzfristiger Fahrerausfall abdecken?

Eine klassische Personalrekrutierung eignet sich nur begrenzt zur Lösung einer ungeplanten Lücke, die bereits morgen entsteht.

Fehlt ein Fahrer kurzfristig, kann die Disposition grundsätzlich:

• eine eigene Fahrerreserve einsetzen,
• Fahrzeuge und Fahrer neu zuordnen,
• Touren verschieben,
• einen Subunternehmer beauftragen,
• eine externe Ersatzbesetzung organisieren,
• den Transport vorübergehend ausfallen lassen.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt vor allem vom wirtschaftlichen Wert der Tour und von der Dauer des Ausfalls ab.

Für Unternehmen mit regelmäßig schwankendem Fahrerbedarf können spezialisierte Lösungen für Personal in Verkehr und Logistik deshalb Bestandteil der Kapazitätsplanung sein und nicht erst dann relevant werden, wenn mehrere Fahrzeuge bereits stehen.

Wie besetzt man Fahrer für einen neuen Transportauftrag?

Beim Start eines größeren neuen Auftrags ist die Geschwindigkeit der Personalbeschaffung oft wichtiger als bei einer normalen Nachbesetzung.

Ein Beispiel:

Eine Spedition erhält einen langfristigen Auftrag, für den innerhalb von sechs Wochen 15 zusätzliche Lkw eingesetzt werden sollen.

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten:

1. alle Fahrer direkt selbst rekrutieren,
2. den zusätzlichen Bedarf zunächst vollständig extern besetzen,
3. mit einem Mischmodell starten.

Wie funktioniert ein Mischmodell beim Auftragsstart?

Das Unternehmen kann einen Teil der Fahrer direkt einstellen und die noch fehlende Besetzung zunächst durch Arbeitnehmerüberlassung absichern.

Dadurch lässt sich der operative Start vom Tempo des internen Recruitings teilweise entkoppeln.

Sobald der Auftrag stabil läuft, kann die langfristig gewünschte Personalstruktur neu bewertet werden.

Was tun, wenn mehrere Lkw-Fahrer gleichzeitig fehlen?

Fünf oder fünfzehn offene Fahrerstellen sind nicht einfach fünf- oder fünfzehnmal dieselbe Rekrutierungsaufgabe.

Mit zunehmender Zahl offener Positionen entstehen Kapazitätsgrenzen im Recruiting selbst.

Mehr Fahrer gleichzeitig zu suchen bedeutet unter anderem:

• mehr Bewerberkontakte,
• mehr Dokumentenprüfungen,
• mehr Vorstellungsgespräche,
• mehr Einstellungen,
• mehr Einarbeitungstermine,
• höheres Risiko kurzfristiger Absagen,
• größeren organisatorischen Aufwand beim Einsatzstart.

Eine Spedition sollte deshalb nicht nur ihre durchschnittliche Time-to-Hire kennen, sondern auch wissen, wie viele Fahrer ihr Recruiting innerhalb eines bestimmten Zeitfensters tatsächlich einsatzbereit machen kann.

Welche Fahrerqualifikationen müssen bei der Besetzung berücksichtigt werden?

Ein verfügbarer Bewerber ist nicht automatisch ein geeigneter Fahrer für jede Tour.

Vor dem Einsatz sollte geprüft werden, ob die Person die Anforderungen der konkreten Stelle erfüllt.

Dazu können beispielsweise gehören:

• erforderliche Fahrerlaubnisklasse, insbesondere C oder CE,
• gültiger Fahrerqualifizierungsnachweis beziehungsweise anerkannte Berufskraftfahrerqualifikation,
• gültige Fahrerkarte, soweit erforderlich,
• ADR-Bescheinigung bei entsprechenden Gefahrguttransporten,
• Erfahrung mit dem eingesetzten Fahrzeug oder Aufbautyp,
• Kenntnisse der vorgesehenen Transportart,
• für den Einsatz erforderliche Sprachkenntnisse.

Warum ist die Einsatzfähigkeit wichtiger als die Zahl der Bewerber?

Ein Recruitingprozess kann viele Kandidaten erzeugen und trotzdem den Personalengpass nicht lösen, wenn die Bewerber nicht zu den tatsächlich benötigten Touren passen.

Eine Kühltransport-Spedition benötigt möglicherweise ein anderes Profil als ein Unternehmen mit Wechselbrücken, Tankfahrzeugen oder innerbetrieblichem Werksverkehr.

Bei der Auswahl eines Personaldienstleisters ist deshalb nicht nur die Größe seines Kandidatenpools interessant, sondern auch die Frage, wie genau Fahrer nach Qualifikation und Einsatzprofil ausgewählt werden.

Was müssen Unternehmen bei Arbeitnehmerüberlassung beachten?

Arbeitnehmerüberlassung ist in Deutschland gesetzlich geregelt und darf nicht mit einer einfachen Vermittlung oder einem Werkvertrag gleichgesetzt werden.

Unternehmen sollten insbesondere darauf achten, dass der Verleiher über die erforderliche Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung verfügt.

Darüber hinaus spielen unter anderem eine Rolle:

• der Gleichstellungsgrundsatz,
• tarifliche Regelungen,
• die korrekte Vergütung des Leiharbeitnehmers,
• die Dauer des Einsatzes beim Entleiher,
• die eindeutige Gestaltung der Arbeitnehmerüberlassung,
• eine korrekte Zuordnung des eingesetzten Arbeitnehmers.

Wie lange darf derselbe Leiharbeitnehmer im Unternehmen eingesetzt werden?

Nach dem gesetzlichen Grundmodell des AÜG darf derselbe Leiharbeitnehmer grundsätzlich nicht länger als 18 aufeinanderfolgende Monate demselben Entleiher überlassen werden.

Tarifliche Regelungen der Einsatzbranche können unter bestimmten Voraussetzungen abweichende Überlassungshöchstdauern ermöglichen.

Wann gilt Equal Pay?

Das AÜG sieht grundsätzlich die Gleichstellung des Leiharbeitnehmers mit vergleichbaren Arbeitnehmern des Entleihers vor.

Tarifvertragliche Abweichungen beim Arbeitsentgelt sind unter gesetzlichen Voraussetzungen möglich. Eine tarifliche Abweichung vom Equal-Pay-Grundsatz ist grundsätzlich für die ersten neun Monate eines Einsatzes möglich; für längere Zeiträume gelten zusätzliche Voraussetzungen.

Für die Personalentscheidung bedeutet das: Bei länger geplanten Einsätzen sollten die wirtschaftlichen Bedingungen nicht nur für den ersten Monat, sondern über die gesamte Einsatzdauer betrachtet werden.

Arbeitnehmerüberlassung oder Personalvermittlung?

Unternehmen müssen nicht nur zwischen eigener Rekrutierung und Zeitarbeit wählen.

Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Personalvermittlung.

Wenn eine Spedition einen Fahrer dauerhaft selbst beschäftigen möchte, aber nicht genügend geeignete Kandidaten erreicht, kann eine externe Personalvermittlung deshalb eine Alternative zur vollständigen Eigenrekrutierung sein.

Wann ist ein Mischmodell aus eigenen und externen Fahrern sinnvoll?

Für viele größere Fuhrparks ist eine Kombination aus Stammbelegschaft und flexibler Personalreserve wirtschaftlich sinnvoller als eine reine Entweder-oder-Strategie.

Die eigene Belegschaft deckt dabei den stabilen Grundbedarf ab.

Zusätzliche Personalquellen werden aktiviert bei:

• Auftragsspitzen,
• Urlaubssaison,
• hohem Krankenstand,
• neuen Projekten,
• unerwarteten Kündigungen,
• kurzfristigem Flottenwachstum.

Wie groß sollte die eigene Fahrerreserve sein?

Eine pauschale Quote gibt es nicht.

Der notwendige Puffer hängt unter anderem ab von:

• Flottengröße,
• Krankenstand,
• Urlaubsstruktur,
• Fahrerfluktuation,
• Art der Kundenverträge,
• Verfügbarkeit von Subunternehmern,
• Zeit bis zur externen Ersatzbesetzung.

Eine Spedition mit festen täglichen Linien benötigt möglicherweise einen anderen Personalpuffer als ein Unternehmen, das einen großen Teil seiner Kapazität flexibel am Markt disponiert.

Welche Lösung passt zu welchem Fahrerbedarf?

Welche Strategie ist für eine Spedition langfristig am wirtschaftlichsten?

Für einen dauerhaft benötigten Arbeitsplatz bleibt eine stabile eigene Fahrerbelegschaft ein wichtiges Fundament. Flexibilität wird jedoch dort wertvoll, wo sich Auftragslage und Personalverfügbarkeit nicht exakt vorausplanen lassen.

Eine gute Personalstrategie beantwortet deshalb nicht nur die Frage, wie viele Fahrer heute beschäftigt sind.

Sie beantwortet auch:

• Wie viele Fahrer brauchen wir im normalen Betrieb?
• Wie schnell können wir eine offene Stelle selbst nachbesetzen?
• Wie viele Ausfälle können wir intern auffangen?
• Was kostet ein unbesetztes Fahrzeug pro Einsatztag?
• Welche zusätzlichen Fahrer benötigen wir bei Auftragsspitzen?
• Ab wann aktivieren wir externe Unterstützung?

Wer diese Werte kennt, kann direkte Einstellung, Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung gezielt für unterschiedliche Situationen einsetzen.

Die beste Lösung ist deshalb nicht automatisch die mit den niedrigsten Personalkosten. Entscheidend ist, welche Personalstrategie die benötigte Transportkapazität zuverlässig und wirtschaftlich verfügbar hält.