Lkw-Fahrer fehlen: So schließen Speditionen Personalengpässe schnell

Wenn einer Spedition Lkw-Fahrer fehlen, sollte sie nicht nur möglichst schnell neue Stellenanzeigen veröffentlichen. Zuerst muss geklärt werden, welche Touren und Fahrzeuge unmittelbar gefährdet sind, ob kurzfristig eine Ersatzbesetzung möglich ist und für welche Positionen tatsächlich eine dauerhafte Neueinstellung benötigt wird.

In der Praxis funktioniert deshalb ein zweigleisiges Vorgehen am besten: die aktuelle Transportkapazität sichern und gleichzeitig die offenen Fahrerstellen nachhaltig besetzen. So wird aus einem kurzfristigen Fahrerausfall nicht automatisch ein längerer Fahrzeugstillstand oder ein Problem beim Kunden.

Was tun, wenn kurzfristig Lkw-Fahrer fehlen?

Bei einem kurzfristigen Fahrermangel sollte zuerst die operative Auswirkung geklärt werden. Eine offene Fahrerposition ist nicht automatisch gleich kritisch. Entscheidend ist, welcher Lkw betroffen ist, welche Tour geplant war und wie lange die Lücke voraussichtlich bestehen wird.

Die Disposition sollte möglichst schnell beantworten:

• Welcher Fahrer fällt aus?
• Für welchen Zeitraum?
• Welches Fahrzeug ist betroffen?
• Welche Touren sind bereits geplant?
• Welche Kunden und Liefertermine hängen daran?
• Gibt es einen internen Springer?
• Kann eine andere Besetzung verschoben werden?
• Ist kurzfristig ein externer Ersatzfahrer verfügbar?
• Kann die Tour wirtschaftlich sinnvoll fremdvergeben werden?

Kurzfristiges Problem und dauerhafte Vakanz trennen

Eine dreitägige Krankheit verlangt eine andere Lösung als eine Kündigung.

Bei einer kurzen Abwesenheit geht es hauptsächlich darum, die geplante Transportleistung abzusichern. Bei einer dauerhaft offenen Stelle muss parallel eine neue, langfristige Fahrerbesetzung aufgebaut werden.

Genau diese Trennung verhindert, dass Unternehmen für jeden Personalausfall denselben langsamen Recruitingprozess starten.

Welche Fahrzeuge sollten zuerst besetzt werden?

Wenn weniger Fahrer als benötigte Fahrzeuge verfügbar sind, sollte die Besetzung nach wirtschaftlicher und operativer Bedeutung priorisiert werden.

Ein sinnvoller Entscheidungsrahmen berücksichtigt:

• Bedeutung des Kunden,
• Deckungsbeitrag der Tour oder Relation,
• vertraglich zugesagte Transportkapazität,
• Liefer- und Zeitfenster,
• Möglichkeit einer Fremdvergabe,
• Kosten einer Ersatzlösung,
• Qualifikation des benötigten Fahrers.

Beispiel: drei Lkw, aber nur ein verfügbarer Ersatzfahrer

Ein Fahrzeug fährt täglich eine feste Linie für einen Schlüsselkunden. Ein zweites wird überwiegend für Spotmarkt-Aufträge eingesetzt. Das dritte sollte in einem neu gestarteten Projekt arbeiten.

Der Springer sollte nicht automatisch das Fahrzeug übernehmen, das zuerst frei geworden ist.

Stattdessen sollte die Spedition prüfen, bei welchem Fahrzeug die fehlende Besetzung den größten wirtschaftlichen oder kundenbezogenen Schaden verursacht.

Welchen Fahrer braucht die Spedition wirklich?

Die Aussage „Wir suchen einen CE-Fahrer“ ist für eine schnelle und zielgerichtete Rekrutierung oft zu ungenau.

Je genauer das Einsatzprofil definiert ist, desto schneller lassen sich ungeeignete Bewerbungen vermeiden.

Vor Beginn der Fahrersuche sollten mindestens folgende Punkte feststehen:

• Fahrerlaubnisklasse,
• Standort oder Einsatzbasis,
• Nahverkehr oder Fernverkehr,
• nationale oder internationale Touren,
• Fahrzeug- und Aufbautyp,
• Arbeits- und Schichtsystem,
• Wochenendregelung,
• notwendige Berufserfahrung,
• erforderliche Sprachkenntnisse,
• ADR-Anforderungen, falls relevant,
• Tätigkeiten bei Be- und Entladung,
• gewünschter Einsatzbeginn.

Muss jeder Wunsch eine zwingende Voraussetzung sein?

Nein.

Das Anforderungsprofil sollte zwischen drei Kategorien unterscheiden:

• zwingend erforderlich,
• wünschenswert,
• nach dem Einstieg erlernbar.

Wer unnötig viele Anforderungen als Pflicht definiert, verkleinert den verfügbaren Bewerbermarkt und verlängert damit häufig den Besetzungsprozess.

Wie lassen sich Lkw-Fahrer schneller finden?

Eine schnellere Fahrerrekrutierung entsteht nicht automatisch durch mehr Stellenanzeigen. Häufig verliert ein Unternehmen Zeit zwischen Bewerbung, Kontaktaufnahme, Entscheidung und tatsächlichem Arbeitsbeginn.

Der gesamte Prozess sollte deshalb betrachtet werden:

1. Personalbedarf melden,
2. Anforderungsprofil freigeben,
3. Kandidaten erreichen,
4. Bewerber vorqualifizieren,
5. Dokumente prüfen,
6. Entscheidung treffen,
7. Arbeitsbeginn vereinbaren,
8. Anreise und gegebenenfalls Unterkunft organisieren,
9. Fahrer einarbeiten und Fahrzeug übergeben.

Wo verlieren Speditionen besonders häufig Zeit?

Ein typischer Engpass entsteht zwischen einem grundsätzlich passenden Bewerber und der endgültigen Entscheidung.

Wenn ein Fahrer mehrere Angebote gleichzeitig prüft, können schon wenige Tage Verzögerung dazu führen, dass er sich für einen anderen Arbeitgeber entscheidet.

Deshalb sollte bereits vor der Suche geklärt sein:

• Wer entscheidet über die Einstellung?
• Welche Unterlagen müssen geprüft werden?
• Welche Konditionen dürfen direkt angeboten werden?
• Welche Punkte müssen noch intern freigegeben werden?
• Innerhalb welcher Zeit soll ein Kandidat eine verbindliche Rückmeldung erhalten?

Warum ist Time-to-Start wichtiger als die Zahl der Bewerbungen?

Viele Unternehmen betrachten die Zahl eingehender Bewerbungen oder die Zeit bis zur Vertragsunterzeichnung.

Für einen Fuhrpark ist jedoch eine andere Kennzahl häufig entscheidender:

Wann kann der Fahrer tatsächlich das Fahrzeug übernehmen?

Zwischen einer erfolgreichen Bewerbung und dem ersten produktiven Einsatztag können noch mehrere Schritte liegen.

Zum Beispiel:

• Kündigungsfrist beim bisherigen Arbeitgeber,
• Prüfung der Fahrerunterlagen,
• Terminabstimmung,
• Anreise,
• Unterkunft,
• betriebliche Einweisung,
• fahrzeug- oder kundenspezifische Einarbeitung.

Ein Unternehmen kann also viele Bewerbungen und sogar mehrere zugesagte Fahrer haben, während die Fahrzeuge trotzdem noch nicht vollständig besetzt sind.

Time-to-Start messen

Sinnvoll ist deshalb die Kennzahl:

Time-to-Start = Zeitraum zwischen bestätigtem Personalbedarf und tatsächlichem ersten Einsatztag des Fahrers

Je genauer dieser Wert bekannt ist, desto besser lässt sich einschätzen, wann ein drohender Personalengpass eskaliert werden muss.

Ersatzfahrer oder dauerhafte Neueinstellung?

Die Dauer des Personalbedarfs entscheidet darüber, welches Instrument sinnvoll ist.

Für kurzfristige und schwankende Personalbedarfe können Lösungen aus der Personalbereitstellung für Verkehr und Logistik eine Alternative dazu sein, Fahrzeuge während der vollständigen eigenen Rekrutierung unbesetzt zu lassen.

Wie findet man mehrere Lkw-Fahrer gleichzeitig?

Zehn offene Fahrerstellen sind nicht einfach zehn einzelne Recruitingprozesse. Mit zunehmender Zahl der Vakanzen wird auch die Kapazität der Personalabteilung zum Engpass.

Mehrere Fahrer gleichzeitig zu rekrutieren bedeutet:

• mehr Kandidatenkontakte,
• mehr Vorqualifizierungen,
• mehr Führerschein- und Dokumentenprüfungen,
• mehr Gespräche,
• mehr Vertragsprozesse,
• mehr Termine für den Arbeitsbeginn,
• mehr Einweisungen.

Nicht auf die vollständige Gruppe warten

Benötigt ein Unternehmen 15 zusätzliche Fahrer, müssen nicht zwangsläufig alle 15 am selben Tag beginnen.

Eine gestaffelte Besetzung kann beispielsweise so aussehen:

1. erste fünf Fahrer für kritische Stammverkehre,
2. weitere fünf für die nächsten Fahrzeuge,
3. restliche Besetzung entsprechend der tatsächlichen Einsatzbereitschaft.

Damit kann Transportkapazität schrittweise zurückgewonnen werden, anstatt Fahrzeuge bis zum Abschluss des gesamten Recruitingprojekts stillstehen zu lassen.

Engpass nicht nur im Recruiting suchen

Bei einer größeren Einstellungskampagne sollte geprüft werden, wie viele Personen das Unternehmen tatsächlich pro Woche:

• prüfen,
• einstellen,
• einweisen,
• mit Fahrzeugen ausstatten

und produktiv einsetzen kann.

Manchmal ist nicht die Bewerberzahl das eigentliche Problem, sondern die interne Verarbeitungskapazität.

Wie lässt sich ein neuer Transportauftrag personell absichern?

Bei einem neuen Auftrag sollte die Personalplanung nicht erst wenige Tage vor dem operativen Start beginnen.

Bereits während der Vorbereitung sollte feststehen:

• wie viele Fahrer insgesamt benötigt werden,
• wie viele davon am ersten Tag zwingend verfügbar sein müssen,
• welche Qualifikationen erforderlich sind,
• welche Fahrzeuge zuerst starten,
• wie viele Ersatzfahrer eingeplant werden,
• was passiert, wenn ein bestätigter Kandidat kurzfristig absagt.

100 Prozent der Fahrer am ersten Tag oder gestaffelter Hochlauf?

Das hängt vom Auftrag ab.

Bei einem schrittweise anlaufenden Projekt kann es wirtschaftlicher sein, die Besetzung parallel zum steigenden Transportvolumen aufzubauen.

Bei einem festen Starttermin mit sofortigem Vollvolumen muss die benötigte Mindestbesetzung dagegen bereits vor dem ersten Einsatztag gesichert sein.

Mit Ausfällen vor dem Start rechnen

Zwischen Zusage und Arbeitsbeginn können Kandidaten:

• ihre Entscheidung ändern,
• krank werden,
• den bisherigen Arbeitgeber später verlassen als geplant,
• notwendige Unterlagen nicht rechtzeitig bereitstellen.

Bei größeren Projekten sollte deshalb nicht nur mit der nominell benötigten Zahl bestätigter Kandidaten geplant werden.

Was tun bei vorübergehend höherem Fahrerbedarf?

Ein vorhersehbarer saisonaler Personalengpass ist kein Notfall, sondern ein Planungsproblem.

Wenn beispielsweise regelmäßig vor Weihnachten, während bestimmter Produktionsphasen oder bei saisonalen Kundenprojekten zusätzliche Fahrer gebraucht werden, sollte die Rekrutierung deutlich vor Beginn dieser Phase starten.

Unternehmen können dafür ihre eigenen historischen Daten nutzen:

• Wie viele zusätzliche Fahrzeuge waren im Vorjahr im Einsatz?
• Wie viele Fahrer fehlten tatsächlich?
• Wie hoch war die Absenzquote?
• Wie lange dauerte die zusätzliche Personalbeschaffung?
• Welche Qualifikationen waren besonders schwer verfügbar?

Bei einem nur vorübergehenden Bedarf kann Arbeitnehmerüberlassung eine Möglichkeit sein, zusätzliche Fahrer einzusetzen, ohne die Stammbelegschaft dauerhaft auf das Niveau der jährlichen Auftragsspitze zu vergrößern.

Wann sollte die Fahrersuche ausgeweitet werden?

Wenn ein Unternehmen über längere Zeit dieselben Stellen im selben regionalen Kandidatenmarkt bewirbt und trotzdem keine ausreichende Besetzung erreicht, sollte nicht nur das Werbebudget erhöht werden.

Stattdessen lohnt sich die Prüfung, ob der Recruitingmarkt zu klein definiert wurde.

Mögliche Erweiterungen sind:

• größerer regionaler Suchradius,
• andere Bundesländer,
• Unterkunft für Fahrer mit weiterem Wohnort,
• mehrsprachiges Recruiting,
• europaweite Kandidatensuche,
• externe Personalvermittlung.

Wann hilft internationale Rekrutierung?

Sie kann sinnvoll werden, wenn ausreichend qualifizierte Fahrer lokal nicht verfügbar sind oder innerhalb einer kurzen Zeit sehr viele Stellen besetzt werden müssen.

Dann reicht es jedoch nicht, lediglich mehr Kandidaten zu erreichen.

Das Unternehmen benötigt einen Prozess für:

• Prüfung der Fahrerlaubnis und Qualifikation,
• Sprachkenntnisse,
• Dokumente,
• Anreise,
• gegebenenfalls Unterkunft,
• Einarbeitung in den Betrieb.

Für langfristig zu besetzende Fahrerstellen kann dabei eine externe Personalvermittlung die eigene Kandidatensuche ergänzen, ohne dass der Fahrer dauerhaft über Arbeitnehmerüberlassung eingesetzt werden muss.

Braucht eine Spedition einen Fahrerpool oder Springer?

Je größer der Fuhrpark und je höher die Auslastung, desto riskanter ist eine Personalplanung ohne Reserve.

Es ist unrealistisch anzunehmen, dass an jedem Arbeitstag alle eingeplanten Fahrer uneingeschränkt verfügbar sind.

Typische Ursachen für Lücken sind:

• Krankheit,
• Urlaub,
• Weiterbildung,
• Kündigung,
• ungeplante private Ausfälle,
• verspäteter Start eines neuen Mitarbeiters.

Wie groß sollte die Fahrerreserve sein?

Eine pauschale Prozentzahl ist für alle Speditionen nicht sinnvoll.

Der Bedarf hängt unter anderem ab von:

• Flottengröße,
• Art der Verkehre,
• Krankenstand,
• Urlaubsverteilung,
• Fluktuation,
• Anteil zeitkritischer Kundenverkehre,
• Verfügbarkeit von Subunternehmern,
• Geschwindigkeit einer externen Ersatzbesetzung.

Die beste Grundlage liefern die eigenen Daten der vergangenen zwölf Monate.

Wie kann der notwendige Puffer ermittelt werden?

Erfasst werden sollten mindestens:

1. Fahrertage, die durch Krankheit ausgefallen sind,
2. geplante Urlaubsabwesenheiten,
3. ungeplante Vakanzen durch Kündigungen,
4. durchschnittliche Dauer bis zur Ersatzbesetzung,
5. Fahrzeuge, die wegen fehlender Fahrer nicht eingesetzt werden konnten.

Daraus lässt sich ableiten, ob eine eigene Springerreserve, eine externe Ersatzlösung oder eine Kombination aus beiden wirtschaftlich sinnvoller ist.

Welche Recruiting-Kennzahlen sind für Speditionen sinnvoll?

Die Personalbeschaffung sollte genauso messbar sein wie die Nutzung des Fuhrparks.

Warum reicht Time-to-Fill allein nicht aus?

Eine Stelle kann im HR-System formal als besetzt gelten, während der neue Fahrer noch vier Wochen bei seinem bisherigen Arbeitgeber beschäftigt ist.

Für die Disposition bleibt der Lkw in diesem Zeitraum trotzdem ohne neue Besetzung.

Deshalb sollte mindestens zusätzlich die Time-to-Start gemessen werden.

Warum sind Unstaffed Truck Days besonders wertvoll?

Diese Kennzahl verbindet Personal und operative Flottenleistung.

Sie zeigt unmittelbar, wie viele eigentlich produktive Fahrzeugtage aufgrund fehlender Fahrer verloren gegangen sind.

Was verzögert die Besetzung offener Fahrerstellen?

Nicht jeder lange Recruitingprozess ist ausschließlich auf den Fahrermangel zurückzuführen. Unternehmen können einen Teil der Verzögerungen selbst beeinflussen.

Typische Probleme sind:

• unklare Stellenbedingungen,
• fehlende Gehalts- oder Systemangaben,
• zu viele unnötige Anforderungen,
• langsame Rückmeldung an Kandidaten,
• mehrstufige interne Freigaben,
• späte Prüfung wichtiger Dokumente,
• unklare Zuständigkeit zwischen HR und Fuhrparkleitung,
• fehlende Vorbereitung des ersten Arbeitstags.

Unklare Bedingungen kosten geeignete Kandidaten

Ein Berufskraftfahrer möchte vor einem Wechsel meist sehr konkret wissen:

• welches Fahrzeug er fährt,
• welche Touren vorgesehen sind,
• wie häufig er zu Hause ist,
• wie das Arbeitszeitmodell aussieht,
• welche Tätigkeiten neben dem Fahren anfallen,
• wie sich die Vergütung zusammensetzt.

Kann das Unternehmen diese Fragen erst nach mehreren Gesprächen beantworten, verlängert sich der Prozess unnötig.

Ein unterschriebener Vertrag beendet den Prozess noch nicht

Vor dem ersten Tag sollten bereits vorbereitet sein:

• Fahrzeug oder Fahrzeugzuordnung,
• Zugangskarten und Systeme,
• Arbeitskleidung,
• Ansprechpartner,
• betriebliche Unterweisung,
• erste Tour oder Einarbeitungsplan.

Ein Fahrer, der arbeitsbereit ist, aber wegen organisatorischer Probleme noch nicht eingesetzt werden kann, löst den Personalengpass nur auf dem Papier.

Wie sieht ein guter Personal-Notfallplan für den Fuhrpark aus?

Ein guter Notfallplan legt bereits vor dem nächsten Ausfall fest, wer was entscheidet und ab wann externe Unterstützung aktiviert wird.

Drei Ebenen statt einer einzigen Recruitingmaßnahme

Für die Praxis kann ein Fahrerausfall in drei Stufen bearbeitet werden:

Stufe 1: Transport heute absichern

• Springer prüfen,
• Tour priorisieren,
• Fahrzeuge gegebenenfalls neu disponieren,
• externe Ersatzkapazität bewerten.

Stufe 2: Personalbedarf für die nächsten Wochen sichern

• Ersatzfahrer einsetzen,
• zusätzliche Kandidatenquellen aktivieren,
• bei dauerhafter Vakanz sofort langfristiges Recruiting starten.

Stufe 3: Wiederholung vermeiden

• Fluktuationsursachen analysieren,
• Recruitingdauer messen,
• notwendige Springerreserve bestimmen,
• kritische Fahrerprofile frühzeitig identifizieren.

Wie können Speditionen Fahrermangel schneller in den Griff bekommen?

Der schnellste Weg zu einer stabilen Fahrerbesetzung besteht nicht aus einer einzelnen Recruitingmaßnahme, sondern aus einem vorbereiteten System.

Eine Spedition sollte wissen:

• welche Fahrzeuge bei einem Ausfall zuerst besetzt werden müssen,
• wie viele Fahrer tatsächlich als Reserve verfügbar sind,
• wie lange das eigene Recruiting bis zum Arbeitsbeginn dauert,
• welche Qualifikationen besonders schwer zu besetzen sind,
• wann der regionale Bewerbermarkt erweitert werden muss,
• wann ein Springer oder externer Fahrer wirtschaftlicher ist als Fahrzeugstillstand.

Bei einem einzelnen kurzfristigen Ausfall kann ein Ersatzfahrer genügen. Bei einer dauerhaft offenen Stelle ist eine langfristige Neueinstellung notwendig. Stehen mehrere Fahrzeuge gleichzeitig ohne Besetzung, muss dagegen die gesamte Personal- und Kapazitätsplanung überprüft werden.

Je früher klar ist, welche Art von Fahrerengpass vorliegt, desto schneller kann das passende Instrument eingesetzt werden – und desto geringer ist das Risiko, dass aus einer offenen Fahrerposition ein dauerhaft ungenutzter Lkw wird.